Tujuan Komunikasi Dalam Organisasi

Pengertian Komunikasi

Kata komunikasi berasal dari bahasa latin, kata “Komunis” yang berarti membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih. Akar katanya “Communico” yang artinya berbagi Vardiansyah, (2004). Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Dengan berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam kehidupan sehari-hari di rumah tangga, di tempat pekerjaan, di pasar, dalam masyarakat ataupun dimana saja berada. Tidak ada manusia yang tidak akan terlibat dala komunikasi Muhammad, (2011:1).

Menurut James A. F. Stoner komunikasi adalah suatu proses pada seseorang yang berusaha untuk memberikan pengertian dan informasi dengan cara menyampaikan pesan kepada orang lain. Menurut Rojers dan D. Lawrence Kincaid, komunikasi adalah sebuah tahapan dimana dua orang atau lebih saling bertukar informasi satu sama lain yang pada pokoknya akan saling pengertian yang bersifat mandalam.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa komunikasi ialah proses pengiriman pesan oleh dua orang agar saling pengertian satu sama lain. Dalam karya ilmiah ini komunikasi ialah proses pengiriman pesan yang dilakukan oleh pimpinan kepada bawahan selaku penerima pesan untuk mengubah tingkah laku pegawai agar saling pengertian sehingga tujuan organisasi bisa tercapai dengan baik.

Gaya Komunikasi

Menurut kamus besar bahasa indonesia, gaya merupakan tenaga yang sanggup menggerakan susuatu, kekuatan, kesanggupan, sikap, gerak, gerik, lagak, yang menandai ciri seseorang, gerakan tertentu yang diatur untuk menarik perhatian orang lain. Gaya komunikasi adalah kekhasan berbeda atau ciri-ciri mode, tata cara dan ekspresi dan tanggapan. Setiap sikap mencerminkan beberapa gaya komunikasi yang dapat dikenali. Setiap orang mempunyai gaya komunikasi yang bersifat personal,yang merupakan khas seseorang didalam berkomunikasi. Sehingga gaya komunikasi dapat dikatakan sebagai suatu kepribadian yang terdapat dalam diri setiap manusia yang sukar untuk diubah. Untuk memahami gaya berkomunikasi maka setiap orang harus berusaha menciptakan dan mempertahankan gaya komunikasi personal sebagai ciri khas pribadinya.

Menurut Mulyasa dalam buku pimpinan dan kepemimpinan, gaya komunikasi (Communication style) didefenisikan sebagai seperangkat perilaku antar pibadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu. Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan prilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respon atau tanggapan tertentu dalam situasi tertentu pula.

Macam Macam Gaya Komunikasi Pimpinan

Gaya komunikasi akan memberikan pengetahuan tentang bagaimana perilaku organisasi ketika mereka melaksanakan tindakan berbagai informasi dan gagasan. Norton dalam Alo Liliveri mengelompokkan tipe atau katagori gaya komunikasi kedalam sepuluh jenis yaitu sebagai berikut :

1. Gaya dominan ( dominan style), gaya sesorang individu untuk mengontrol situasi sosial 
2. Gaya dramatic (dramatic style), gaya seseorang individu yang selalu hidup ketika dia bercakap-cakap.
3. Gaya kontraversial (contraversial style), gaya seseorang yang selalu berkomunikasi secara argumentatif atau cepat untuk menentang orang lain.
4. Gaya animasi (animated style), gaya seseorang yang berkomunikasi secara aktif dengan memakai bahasa nonverbal.
5. Gaya berkesan (inpression style), gaya berkomunikasi yang merangsang orang lain sehingga mudah diingat, gaya yang sangat mengesankan. 
6. Gaya santai (relaxes style), gaya sesorang yang berkomunikasi dengan tenang dan senang penuh senyum dan tawa.
7. Gaya atentif (attentive style), gaya seseorang berkomunikasi dengan memberikan perhatian penuh kepada orang lain, bersikap simpati dan bahkan empati, mendengarkan orang lain dengan sungguh-sungguh. 
8. Gaya terbuka (open style), gaya seseorang yang berkomunikasi secara terbuka yang ditunjukan dengan tampilan jujur dan mungkin saja blakblakan. 
9. Gaya bersahabat (friendly style), gaya komunikasi yang ditampilkan seseorang secara ramah, merasa dekat, selalu memberikan respon positif dan mendukung. 
10. Gaya yang tepat (precise style), gaya yang tepat yang mana komunikator meminta untuk membicarakan suatu konten yang tepat dan akurat dalam komunikasi lisan.

Manusia berkomunikasi sekurang-kurangnya dengan tiga gaya, meskipun secara aktual setiap manusia bisa saja mempunyai hampir 1000 gaya komunikasi yang berbeda, berarti setiap individu memiliki variasi preferensi gaya komunikasi dengan orang lain. Dalam prakteknya manusia tidak hanya mengandalkan satu gaya komunikasi tapi lebih dari satu.

Kinerja pegawai dipengaruhi oleh banyak hal, salah satunya adalah dari gaya komunikasi pemimpin pada perusahaan, dan intensitas komunikasi antara pimpinan dengan bawahan. Kepemimpinan adalah kegiatan mempengaruhi pikiran, perasaan, sikap dan perilaku orang lain, agar melakukan kegiatan/pekerjaan untuk mencapai tujuan yang akan dicapai seorang pemimpin. Konsep hubungan atasan-bawahan bersandar kuat pada perbedaan dalam otoritas, yang diterjemahkan menjadi perbedaan dalam status, hak, dan pengawasan. Kualitas komunikasi antara bawahan dengan atasan merupakan fungsi dari hubungan antar personal yang dibangun di antara mereka dan bagaimana hubungan ini memenuhi bawahan.

Gaya komunikasi mengendalikan (The Controlling Style) ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications. Ada 6 Gaya komunikasi menurut Sendjaja Djuarsa dalam buku teori komunikasiantara lain :

1. Gaya Pengontrol (The Controlling style). Gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications. Pesan-pesan yang berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demikian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.
2. Gaya Kesetaraan (The Equalitarian style). Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah. Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindakan share/berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.
3. Gaya Penataan (The Structuring Style). Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut. Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.
4. Gaya Dinamis (The Dynamic Style). Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen). Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut.
5. Gaya Yang Membedakan (The Relinguishing Style). Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.
6. Gaya Penarikan (The Withdrawal Style). Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.

Dalam deskripsi yang kongkrit adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi.

Gambaran umum yang diperoleh dari uraian di atas adalah bahwa “the equalitarian style of communication” merupakan gaya komunikasi yang ideal. Sementara tiga gaya komunikasi lainnya: structuring, dynamic dan relinguishing dapat digunakan secara strategis untuk menghasilkan efek yang bermanfaat bagi organisasi. Dan dua gaya komunikasi terakhir: controlling dan withdrawal mempunyai kecenderungan menghalangi berlangsungnya interaksi yang bermanfaat.

Gaya Komunikasi Pimpinan

Gaya komunikasi pimpinan adalah komunikasi yang dilakukan oleh seorang pemimpin dalam kegiatan merencanakan, mengorganisasikan,dan mengawasi sumber daya yang ada dalam kepemimpinannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Seperti yang dikatakan Smeltzer (1991,3) bahwa “manajerial communiacation is used by manager in planning, organizing,and controlling of the human resource as is torech given goal”.

Salah satu factor penentu bagi keberhasilan organisasi yaitu gaya komunikasi pimpinan, dimana harus tercipta komunikasi yang efektif antara pimpinan dan bawahan. Hal ini penting dalam meningkatkan kinerja pegawai. Apabila kinerja pegawai bagus, maka kinerja organisasi perpustakaan secara keseluruhan akan berhasil dan merupakan indicator kesuksesan pimpinan. Hal ini sesuai yang dikatakan oleh Smeltzer et al (1991,7) “manager requires an interated system in this leadership process consisting of how it is in process, strategy of communication plan and determining leader communication mode”. Dari keterangan tersebut dapat dilihat bahwa dalam mengkaji tentang komunikasi pimpinan, harus memperhatikan dimensi-dimensi dari komunikasi pimpinan yang meliputi proses komunikasinya, strategi perencanaan komunikasinya, dan bagaimana gaya komukasinya.

Effendi (2005) menyatakan bahwa komunikasi terbagi dalam dua dimensi,yaitu :

1. Komunikasi vertical. Komunukasi timbal balik dari atas (pimpinan) kebawah (karyawan) disebut downward communication dan komunikasi dari bawah ke atas disebut upward communication,dan komukasi dari bawah keatas disebut upward commucation.dalam proses komunikasi vertikal secara downward communication tersebutpimpinan memberikan instruksi,petujuk,pengarahan,informasi,penjelasan,teguran danlain-lain pada bawahan.
2. Komunikasi horizontal. Komunikasi secara mendatar diantara karyawan dalam suatu unit atau diantara anggota staf dengan anggota staf lainnya. Kalau dalam komunikasi vertikal lebih bersifat formal maka dalam komunikasi horizontal sering berlangsung dalam suasana tidak formal.sering tampak dalam waktu istirahat, sedang dalam perjalanan pulang, atau waktu rekreasi.

Hambatan Dalam Komunikasi

Pada sebuah proses komunikasi yang terjadi terkadang kita juga akan mengalami banyak hambatan dalam berkomunikasi. Beberapa Hambatan Komunikasi adalah :

1. Hambatan sematik, Komunikasi yg disebabkan oleh fakor bahasa yang digunakan oleh para pelaku komunikasi.
2. Hambatan mekanik, Komunikasi yang disebabkan oleh factor elektrik, mesin atau media lainnya.
3. Hambatan antropologis, Hambatan yg disebabkan oleh perbedaan pada diri manusia.
4. Hambatan psikologis, Hambatan yg disebabkan oleh factor kejiwaan .

Tujuan Komunikasi Dalam Organisasi

Tujuan komuikasi dalam organisasi adalah untuk memudahkan, melaksanakan, dan melancarkan jalannya organisasi. Menurut Koontz (dalam Moekijat, 1993:15-16) yang dikutup oleh Ruliana (2014:24) dalam arti yang lebih luas, tujuan komunikasi organisasi adalah untuk mengadakan perubahan dan untuk memengaruhi tindakan ke arah kesejahteraan perusahaan. Dalam organisasi seorang pemimpin hendaklah mengetahui secara jelas arah tujuan organisasi dan memotivasi pegawainya melalui komunikasi organisasi yang baik sehingga arus komunikasi tidak terhambat dan tujuan dari organisasi dapat berjalan sesuai dengan harapan.